Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
1
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
1. Tìm hiểu trước khi tiến hành định dạng
Hộp thoại Format Cells
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
2
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Giới thiệu một số nút lệnh trên thanh công cụ định dạng

Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
3
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
4
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
2. Thao tác định dạng ô
Chúng ta có thể thay đổi cách hiển thị dữ liệu một ô bằng thao tác định dạng. Thao tác định dạng không làm thay đổi giá trị của dữ liệu chứa trong ô.
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
5
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
MS-Excel cung cấp nhiều dạng biểu diễn dữ liệu trong ô gồm:
General: Dạng chung do MS-Excel qui định sau khi nhập dữ liệu vào ô
Number: Dạng số
Currency: Dạng tiền tệ
Date: Dạng ngày tháng
Time: Dạng thời gian
Text: Dạng văn bản
Custom: Dạng do người dùng tự định nghĩa theo các qui định mà MS-Excel hỗ trợ
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
6
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
2.1 Biểu diễn dữ liệu số thực
Mở một bảng tính mới và nhập số thực 1111.99 vào ô C1
Nhắp chọn thực đơn lệnh Format  Cells làm
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
7
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Nhắp chọn thẻ Number
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
8
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Chọn mục Number trong nhóm định dạng Category và nhấp chộn ô Use Separator(,). Chúng ta thấy giá trị trong ô đổi sang dạng 1,111.99 ở mục sample
Nhấn OK để kết thúc
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
9
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Chúng ta có thể định dạng để số 1111.99 được biểu diễn thành nhiều kiểu khác nhau. Ví dụ sau đây sẽ biểu diễn thành đinh dạng kiểu: 1 1111.99 tức là có khoảng trống giữa số hàng nghìn và hàng trăm để dễ đọc hơn. Các bước thao tác như sau:
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
10
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Trong hộp thoại Format Cell, ở thẻ Number và trong nhóm định dạng Category chúng ta chọn Custom. Sau đó nhập ô Type dãy ký tự ### ##0.00
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
11
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Nhấn OK để kết thúc
Kết quả vẫn giữ nguyên giá trị, điều đó được xác định trên thanh công thức nhưng cách hiển thị của số trên ô C1 đã thay đổi thành 1 111.99, có khoảng trống giữa con số hàng nghìn và hàng trăm.
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
12
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
2.2 Biểu diễn dữ liệu theo dạng ngày tháng
Khuôn dạng mặc định của MS-Excel khi nhập dữ liệu kiểu ngày tháng vào bảng tính là tháng/ngày/năm (mm/dd/yy hoặc mm/dd/yyyy). Sau khi nhập dữ liệu theo khuôn dạng tháng/ngày/năm, chúng ta có thể thay đổi cách biểu diễn dữ liệu theo ngày/tháng/năm.

Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
13
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Các bước thực hiện:
Mở một bảng tính mới và nhập giá trị 04/30/2005 vào ô C1

Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
14
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Nhắp chọn thực đơn lệnh Format  Cells
Nhắp chọn mục Custom trong hộp danh sách Category
Nhập chuỗi kí tự dd/mm/yyyy vào ô Type
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
15
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Kết quả được là
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
16
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
2.3. Biểu diễn dữ liệu dạng tiền tệ
Thực hiện các bước sau:
Mở bảng tính mới và nhập số 1234567
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
17
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Nhắp chọn thực đơn lệnh Format  Cells
Nhắp chọn Custom trong danh sách Category
Ở đây chúng ta có thể đưa vào kiểu định dạng mà chúng ta muốn. Trong ví dụ sau đây chúng ta sẽ đưa vào kiểu định dạng để hiện ra số 1,234,567.00 VNĐ
Nhắp chuột vào ô Type, nhập dãy kí tự: #,###.00[$ VNĐ]
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
18
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Nhấn OK để kết thúc
Kết quả được là:
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
19
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Hoặc ta có thể định dạng thành kiểu sau đây:
$1,234,567.00 bằng cách chọn sau:
Trong mục Type ta đánh: $ #,##0.00
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
20
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Kết quả được là :
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
21
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
2.4 Biểu diễn dữ liệu theo dạng phần trăm
Trong một số trường hợp, người dùng muốn biểu diễn một số dưới dạng phần trăm, ví dụ: giá trị sẽ được hiển thị là 56%.
Các bước thực hiện:
Mở bảng tính mới, nhập số 0.5678 vào ô C1
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
22
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Nhấn nút % trên thanh công cụ để có dạng biểu diễn 57%
Nhân nút trên thanh công cụ để có dạng biểu diễn 56.8%
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
23
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
3. Định Dạng Ô Chứa Văn Bản
3.1 Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, dạng chữ.
Trong MS-Excel, việc thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, dạng chữ đậm/nghiêng/gạch chân đợc thực hiện theo cách đã làm trong MS-Word
Sử dụng hộp thoại Format Cells để định dạng kiểu chữ :
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
24
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Trong hộp thoại sau ta đang chọn: phông chữ Arial, kiểu chữ nghiêng, kích thước cỡ 10.
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
25
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Hoặc dùng các công cụ trên thanh Standard để chỉnh sửa Font chữ, kích cỡ, kiểu chữ.
Các bước cần làm:
Chọn Ô cần định dạng:
Nhấn Nút hoặc nhấn Ctrl+B để định dạng chữ theo kiểu chữ đậm
Nhấn Nút hoặc nhấn Ctrl+I để định dạng chữ theo kiểu chữ nghiêng
Nhấn Nút hoặc nhấn Ctrl+U để định dạng chữ theo kiểu chữ có gạch ở dưới chân

Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
26
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Chọn kích cỡ chữ ở bằng công cụ






Chọn kiểu chữ bằng công cụ
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
27
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Thực hành: Thực hiện bảng tính như sau:
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
28
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
3.2 Thay đổi màu chữ và màu nền ô
3.2.1 Thay đổi màu chữ
Chọn chữ cần thay đổi màu. Nhân vào hộp color, chọn màu thích hợp.
Hoặc có thể mở bằng cách chọn màu trong bằng cách nhấn vào mũi tên trỏ cuống bên phải nút Font Color trên thanh công cụ.
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
29
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Trong trường hợp muốn chuyển màu nhanh, ta chỉ việc nhấn vào chữ A trên nút Font Color, màu chữ sẽ được chuyển thành màu hiện ở dưới chữ A.
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
30
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
3.2.2 Thay đổi màu nền ô
Nhấn chọn thẻ Patterns - là nhóm các thao tác định dạng màu nền ô.
Lựa chọn màu nền ô trong bảng màu Color. Tháo tác này thực hiện bằng cách nhấn vào mũi tên trỏ xuống bên phải nút Fill Color rồi chọn
Chúng ta sẽ được bảng lựa chọn màu như sau
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
31
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Lựa chọn các mẫu họa tiết trang trí cho ô trong bảng mẫu Pattern
Chọn Format cells  chọn pattern
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
32
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Thực hành: Thực hiện bảng tính như sau
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
33
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
3.3. Sao chép định dạng ô
Sử dụng quét định dạng – Format Painter
Thao tác sao chép định dạng ô theo cách đã làm trong MS-Word
Chọn ô đã được định dạng trước
Nếu chọn cả vùng ô thì vùng ô đó phải có cùng kiểu ( màu chữ, kiểu chữ, màu sắc....)
Nhấn nút Format Paiter , bên phải con trỏ xuất hiện thêm một chổi quét sơn nhỏ.
Chọn ô hoặc vùng để áp dụng sao chép định dạng
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
34
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Thực hành: Sao chép định dạng của một ô cho các ô khác
Ban đầu Sau khi sao chép
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
35
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
3.4. Đặt thuộc tính Wrap Text cho ô
Đây là một công cụ cho phép tự động xuống dòng trong một ô nếu như dữ liệu nhập vào vượt quá độ rộng ô
Ví dụ
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
36
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Các bước thực hiện:
Chọn ô ( vùng ô) muốn áp dụng hiệu ứng này
Nhấn chọn thẻ Alignment
Trong phần chọn Text Control, nhấn chọn ô Wrap Text để đặt thuộc tính tự động đưa nội dung ô xuống dòng làm cho nội dung được hiện đầy đủ
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
37
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Xoá bỏ định dạng ô
Chọn ô (vùng ô) cần chỉnh sửa / gỡ bỏ định dạng
Nhắp chọn thực đơn lệnh Edit  Clear  Format
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
38
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
4. Căn lề, Vẽ đường viền Ô
4.1. Căn vị trí chữ trong ô: giữa, trái, phải, trên, dưới
Khi nhập dữ liệu vào bảng tính, MS-Excel sẽ phân tích xem nếu dữ liệu dạng văn bản thì tự động căn lề bên trái, nếu dữ liệu dạng số thì căn lền bên phải. Tuy nhiên, chúng ta có thể chọn cách căn lề khác cho phù hợp với mục đích trình bày bảng tính.
Để căn chỉnh vị trí chữ trong ô theo lề trái, theo lề phải, theo giữa lề trái phải.
Căn lề trái Căn lề giữa Căn lề phải
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
39
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Các bước thực hiện:
Chọn ô (vùng ô) muốn áp dụng định dạng
Nhắp chuột vào một trong ba nút sau trên thanh công cụ
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
40
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Để căn chỉnh vị trí chữ trong ô theo:
Theo lề trên Theo lề trên và dưới Theo lề dười
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
41
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Thao tác các bước sau:
Chọn ô (vùng ô) muốn áp dụng định dạng
Nhắp chọn thực đơn lệnh Format  cells làm xuất hiện hộp thoại Format Cells
Nhấn chọn thẻ Alignment
Trong phần Text Alignment, có 2 hướng dẫn căn chỉnh lề
Horizontal (theo chiều ngang): dùng để căn chỉnh theo lề tái và lề phải cua ô
Vertical (theo chiều dọc): dùng để căn chỉnh theo lề trên và lề dưới của ô.
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
42
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
4.2. Hoà nhập dãy ô để tạo tiêu đề bảng biểu
Có thể hoà nhập nhiều dãy ô thành một ô để tạo bảng biểu.
Thao tác các bước sau:
Chọn các ô muốn hoà nhập
Nhấn nút Merge Cells trên thanh công cụ
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
43
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
4.3. Thay đổi hướng chữ trong ô
Muốn thay đổi hướng chữ trong ô thì thực hiện các thao tác sau:
Chọn ô (vùng ô) cần áp dụng định dạng
Nhắp chọn thực đơn lệnh Format  Cells. Chọn thẻ Alignment
Trong phần Orientation, nhắp chuột vào mũi tên màu đỏ, kéo vào quay trên đường cung tròn đế độ nghiêng phù hợp được hiển thị trong ô Degrees bên dưới:
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
44
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Thực hành: tạo các ô có nôi dung như sau:
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
45
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
4.4. Thêm đường viền cho ô, vùng ô
Sử dụng nút Border trên thanh công cụ
Chọn ô (vùng ô) muốn vẽ đường viền
Trên thanh công cụ Formatting, nhắp chuột vào nút mũi tam giác nhỏ có hình làm xuất hiện danh sách các nút sau đây. Các nút (trừ nút No Border) đề có hai chức năng tạo và xoá.
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
46
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Thực hành: Tạo bảng tính như sau
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
47
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Tạo / Chỉnh sửa đường viền ô bằng hộp thoại Format Cells.
Để tạo đường viền ô hay vùng ô theo yêu cầu phức tạp hơn, chúng ta thực hiện thao tác sau:
Chọn ô (vùng ô) cần kẻ đường viền
Nhắp thực đơn lệnh Format  Cells, chọn thẻ Border
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
48
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Trong thẻ Border, nhắp chọn kiểu dáng đường viền ở phần Line Style (đường viền mảnh, đậm, đường viền đôi, đứt quãng...), chọn màu đường viền ở phần Line Color.
Có 3 nút đường viền trong phần Presets:
None: xoá bỏ nhanh đường viền
Outline: kẻ nhanh đường viền ngoài
Inside: kẻ nhanh đương viền trong vùng ô
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
49
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Trong thẻ Border, MS-Excel còn cho phép người dùng tự vẽ đường viền bằng cách nhấn vào trong 8 nút (ngang, dọc, chéo) nằm xung quanh mẫu ô. Đây cũng là công cụ cho phép xoá bỏ viền ô.
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
50
Bài 3 Thao Tác Định Dạng
Bài tập tổng hợp: Trang 66