PHẦN MỀM SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD
© VDC - Vietnam Datacommunication Company
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
2
Nội dung
Phần 1 : Làm quen với MS-Word 2000

Phần 2:Các thao tác soạn thảo văn bản

Phần 3: Các thao tác định dạng

Phần 4: Bảng biểu và hình ảnh

Phần 5: Tiện ích in ấn và trộn thư
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
3
Phần I
LÀM QUEN VỚI
MS-WORD 2000

( Tạo mới tài liệu, ghi lưu thành tệp, mở/đóng tài liệu, chế độ hiển thị trang, khung hình, công cụ…. )
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
4
Khởi động MS-Word
Có 2 cách
C1: Nhấn đúp chuột vào biểu tượng chương trình MS-Word
Thường nằm trên Destop

C2: Nhấn chuột vào nút
Start  Programs  Microsoft Word
Start  Programs  Microsoft Office  MS Office Word
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
5
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
6
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
7
Màn hình làm việc
Thanh thực đơn
Thanh công cụ chuẩn
Thanh định dạng (Formatting)
Thanh trạng thái
Thanh cuộn ngang
Thanh cuộn dọc
Thanh thước kẻ
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
8
Thanh thực đơn lệnh
Cách tổ chức các lệnh theo nhóm

Thông tin chứa trong từng hộp lệnh

Các kiểu thao tác lệnh
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
9
Các tổ chức các lệnh theo nhóm
File
Edit
View
Insert
Format
Tools
Table
Windows
Help
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
10
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
11
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
12
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
13
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
14
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
15
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
16
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
17
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
18
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
19
Thông tin & thao tác trong hộp lệnh

Di chuyển con trỏ để chọn lệnh

Dấu : hộp lệnh đang ở dạng thu hẹp

Bên trái lệnh: Biểu tượng tắt / nút check

Bên phải lệnh: tổ hợp phím tắt
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
20
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
21
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
22
Các loại con trỏ

Con trỏ nhập văn bản
Thanh đứng màu đen nhấp nháy
Xác định bởi cặp số thứ tự của ( dòng, cột )
Chỉ di chuyển trong phạm vi soạn thảo
Con trỏ chuột
Trên cửa sổ soạn thảo: dạng chữ I mảnh, không nhấp nháy
Trên các thanh công cụ: mũi tên màu trắng

Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
23
Lưu tài liệu
File  Save

Nút Save trên thanh công cụ

Phím tắt: Ctrl-S

TH: Lưu tài liệu với các nút New Folder, Desktop…
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
24
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
25
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
26
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
27
Lưu tài liệu với tên khác
File -> Save as
Chọn thư mục chứa tài liệu
Gõ tên mới cho tài liệu vào hộp FILE NAME
Nhấn Save as

=> Tệp cũ được đóng lại, tệp mới được mở ra. Trên thanh tiêu đề chương trình sẽ hiển thị tên tệp mới
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
28
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
29
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
30
Lưu tài liệu với tên khác
Thực hành:

Tạo 1 tài liệu Word tên Tailieu1.doc lưu trong My Documents

- Ghi lưu tailieu1.doc thành Tailieu2.doc trong thư mục THUCHANH, được tạo ra trong MY DOCUMENTS
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
31
Ghi lưu tài liệu dưới dạng tệp khác
File  Save as
Save as type
Gõ tên tệp mới
Một số kiểu thông dụng
Rich Text Format (.RTF) : Word 2000  version Word khác
Plain Text/Text only (.TXT)
Web page HTML (.HTML) : xem nội dung bằng trình duyệt web và đưa lên internet
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
32
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
33
Đóng tài liệu và đóng MS Word
Đóng cửa sổ hiện hàng
File  Close
Nút X ( Close Window) góc trên bên phải & nằm dưới thanh tiêu đề
Đóng MS-Word
File  Exit
Nút X (Close) bên phải thanh tiêu đề

Nếu tài liệu chưa Save sẽ hiện lên bản nhắc nhở lưu tài liệu
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
34
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
35
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
36
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
37
Tạo 1 tài liệu mới
Tạo mới dựa trên tài liệu mẫu mặc định
File  New
Nhấn nút “Blank Document” trên thanh công cụ
Nhấn Ctrl- N

Tạo mới dựa trên tài liệu mẫu chọn lựa
File  New : MS-Word cung cấp nhiều mẫu ( Letters& Faxes, Mail Merge ..)
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
38
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
39
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
40
Di chuyển giữa các tài liệu đang mở
Có 2 cách

Window  click vào tài liệu muốn mở

Trong thanh tác vụ của Windows có danh sách cửa sổ chương trình cùng tệp đang mở ở dạng nút bấm. Nhấn chuột vào cửa sổ muốn chuyển đến
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
41
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
42
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
43
Mở 1 hoặc nhiều tài liệu có sẵn
File  Open

Biểu tượng Open ở thanh công cụ

Chú ý các nút : Look in , Up, History, My Document, Desktop …
Các tệp mở ra mặc định có đuôi .doc
Mở 1 tài liệu: nhấp chuột chọn tệp rồi nhấn nút Open
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
44
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
45
Mở 1 hoặc nhiều tài liệu có sẵn
Mở nhiều tệp :
Kề nhau :
Chọn tệp đầu
Giữ phím Shift
Nhấp chọn tệp cuối cùng trong danh sách

Nhiều tệp không kề nhau
Chọn tệp đầu tiên
Giữ phím Ctrl
Lần lượt chọn các tệp tiếp theo
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
46
Sử dụng chức năng trợ giúp
Nhấn biểu tượng Help trên thanh công cụ

Nhấn phím F1

Menu lệnh Help  Microsoft Office Word Help
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
47
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
48
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
49
II.CÁC THÔNG SỐ CƠ BẢN
Thay đổi chế độ hiển thị trang
Sử dụng công cụ phóng to, thu nhỏ khung nhìn tài liệu
Che dấu/hiển thị/ di chuyển thanh công cụ
Hiển thị và ẩn ký tự không in ra giấy
Thay đổi tên người tạo tệp
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
50
Chế độ hiển thị trang
Có các chế độ hiển thị tài liệu :

Normal

Web Layout

Print Layout

Outline
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
51
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
52
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
53
Chế độ Print Layout
Đây là kiểu thường được sử dụng
Hiển thị tài liệu theo khuôn dạng trang giấy
Phần văn bản
Phần lề trên
Phần lề trái
Phần lề phải

=> Dễ quản lý nội dung văn bản khi nhập
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
54
Vùng soạn thảo trong đường bao
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
55
Chế độ Web Layout
Dạng trang web, không có ngắt trang
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
56
Chế độ Normal
Đặc điểm :

Là kiểu dùng cho nhập nhanh dữ liệu

Kiểu dạng tài liệu không được hiển thị

Dấu ngắt trang thể hiện theo đường kẻ ngang

Thuận tiện trong thao tác bảng biểu
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
57
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
58
Chế độ Outline

Hiển thị tài liệu theo tiêu đề lớn, tiêu đề nhỏ

Thuận tiện khi tài liệu có áp dụng tiêu đề lớn, tiêu đề nhỏ trên từng phần nội dung
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
59
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
60
Phóng to, thu nhỏ khung nhìn
Khung nhìn mặc định tỉ lệ là 100%. Có thể tăng giảm tỉ lệ khung hình bằng công cụ Zoom

Thu nhỏ trang soạn thảo vừa với khuôn màn hình để có thể xem được nhiều trang

Thao tác: Nhấp chuột vào hộp Zoom, chọn tỉ lệ phóng to, thu nhỏ hoặc nhấn trực tiếp con số vào ô và nhấn Enter
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
61
Hiển thị các thanh công cụ
Một số thanh công cụ thường dùng

Thanh công cụ cơ bản – Standard

Thanh công cụ định dạng – Formatting

Thanh công cụ đồ hoạ - Drawing

Thanh công cụ xử lý hình ảnh - Picture
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
62
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
63
Hiển thị các thanh công cụ
Cách hiển thị/che dấu thanh công cụ
Có 2 cách:

View  Toolbars  nhắp chọn vào bên trái tên thanh công cụ nào hiển thị

Click phải vào khoảng trống trên thanh thực đơn và click chọn tương ứng
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
64
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
65
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
66
Hiển thị và ẩn ký tự không in ra giấy
Gồm các mã ẩn trong tài liệu để điều khiển định dạng các trang tài liệu
Ví dụ: phím Enter, Tab, Dấu ngắt trang, khoảng trắng …]
Có 2 cách hiển thị/ẩn
Nhấn vào biểu tượng ở trên thanh công cụ Stardard
Menu lệnh Tools  Options  chọn thẻ View  trong phần Formatting marks  chọn All, hoặc
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
67
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
68
Thông tin người tạo tệp
Tạo thông tin về người tạo tệp

Tools  Options  Chọn thẻ User Information

Điền các thông tin người sử dụng

Name: nhập tên

Mailing address: địa chỉ email người tạo tệp


Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
69
Copyright 2004 –Vietnam Datacommunication Company – VDC
70
Bài tập tổng hợp ( P28 )
1. Khởi động MS-Word. Soạn thảo 1 tài liệu mới gồm vài dòng và lưu vào thư mục My Documents
2. Mở 1 tài liệu mới thứ 2. Quan sát tên mặc định mà MS-Word tự đặt
3. Tìm và mở 1 tệp tài liệu có sẵn trên máy đang thực hành
4. Mở & soạn thảo nhiều tài liệu cùng lúc, chuyển đổi cửa sổ soạn thảo
5. Che dấu và hiển thị thanh công cụ Drawing
Đóng MS-Word mà không lưu tài liệu