Sử dụng phần mềm
bảng tính điện tử Excel
© VDC - Vietnam Datacommunication Company
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
2
Nội dung
Bài 1: Làm Quen Với MS-Excel 2000.
Bài 2: Soạn thảo nội dung bảng tính.
Bài 3: Thao tác định dạng.
Bài 4: Công thức và hàm.
Bài 5: Biểu đồ và đồ thị.
Bài 6: Hoàn thiện trang bảng tính và in ấn
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
3
BÀI 1 : Làm quen với Excel
Những thao tác đầu tiên với MS-EXCEL
1.1 Khởi động MS-Excel:
Khởi động từ nút Start của Windows: Nhấn chuột vào nút Start  Programs  Microsoft Excel
Khỏi động bằng shortcut trên màn hình Desktop: Nhắp chuột vào biểu tượng Shortcut trên màn hình Desktop
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
4
Những thao tác đầu tiên với MS-EXCEL
Giới thiệu bảng tính của MS-Excel :
Một sổ bảng tính có nhiều trang bảng tính.Một sổ bảng tính có thể chứa tới 255 trang bảng tính
Phần lưu bảng tính có phần tên mở rộng là *.XLS
Một trang bảng tính gồm có 256 cột được đánh chỉ số theo chữ cái A,B,C... Z,AA,AB... IV Và 65536 dòng được đánh thứ tự 1,2,3....65536
Một lần tạo bảng tính thì có 3 trang bảng tính tên Sheet1, Sheet2, Sheet3
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
5
Những thao tác đầu tiên với MS-EXCEL
Ô – cell: Ô của trang tính là giao của một cột và một dòng. Ô trên trang bảng tính có địa chỉ viết theo trật tự xác định gồm chữ cái tên cột đứng trước và số thứ tự dòng đứng sau. Ví dụ ô đầu tiên là: A1 và ô cuối cùng là IV65536
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
6
Những thao tác đầu tiên với MS-EXCEL
Cửa sổ bảng tính: Bao gồm các thành phần chính sau:
Thanh tiêu đề: Cho biết tên chương trình ứng dụng, tập tin
Thanh thực đơn lệnh: cung cấp nhóm lệnh làm việc với bảng tính
Thanh công cụ: cung cấp các nút thao tác nhanh
Thanh công thức: Bao gồm ô Name Box hiển thị toạ độ ô soạn thảo và nội dung dữ liệu của ô
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
7
Những thao tác đầu tiên với MS-EXCEL
Đường viền ngang: Ghi tên cột từ trái sang phải theo chữ cái A,B, …Y,Z,AA,AB,…IV. Mỗi cột chứa 65536 ô.
Đường viền dọc: Ghi tên dòng từ trên xuống dưới, từ 1,2…65536.Mỗi dòng chứa 256 ô.
Thanh trượt ngang và thanh trượt dọc : dùng để dịch chuyển đến những ô bị che khuất.
Thanh trạng thái: ở dưới đáy cửa sổ MS-Excel cho biết thông tin về bảng tính, về trạng thái soạn thảo, kết quả cộng đơn giản…
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
8
Những thao tác đầu tiên với MS-EXCEL
1.2 Tạo bảng tính mới theo mẫu mặc định
Nhắp chuột vào biểu tượng New đặt trên thanh công cụ
Nhấn nút Ctrl + N

Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
9
Những thao tác đầu tiên với MS-EXCEL
1.3 Tạo bảng tính mới theo mẫu lựa chọn
Nhắp vào Nút File trên thanh thực đơn lệnh File  New

Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
10
Những thao tác đầu tiên với MS-EXCEL
1.4 Ghi bảng tính vào ổ đĩa
Ghi lưu bảng tính
Nhắp chuột vào biểu tượng Save
Nhập tên của bảng tính vào hộp File Name
Chọn thư mục lưu tệp tin.Nhấn Save để ghi
Ghi tệp tin dưới một tên khác
Mở thực đơn lệnh File, chọn lệnh Save As
Nhắp chuột vào hộp Save in để chọn thư mục cần lưu
Nhập tên cho bảng tính trong hộp file name



Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
11
Những thao tác đầu tiên với MS-EXCEL
1.5 Ghi tệp tin dưới một tên khác
Mở thực đơn lệnh File, chọn lệnh Save As
Nhắp chuột vào hộp Save in để chọn thư mục cần lưu
Nhập tên cho bảng tính trong hộp file name

Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
12
Những thao tác đầu tiên với MS-EXCEL
1.6 Ghi bảng tính theo kiểu tệp tin khác
Ghi bảng tính phù hợp với các phiên bảng trước của Excel
Mở thực đơn lệnh File, chọn Save as.
Chọn thư mục lưu trữ.
Chọn kiệu file trong hộp Save as type. Ví dụ: Microsoft Excel 2.1 Worksheet (*.xls)
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
13
Những thao tác đầu tiên với MS-EXCEL
Các bảng tính mẫu (templates) là gì?
Các bảng tính mẫu là các mẫu trong đó ta tạo ra các mẫu để sử dụng mà không cần thiết phải tạo lại cho các bảng tính khác.Các bảng tính mẫu được lưu với phần tên mở rộng là *.XLT

Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
14
Những thao tác đầu tiên với MS-EXCEL
Sử dụng bảng tính mẫu:
Nhắp vào thực đơn File  New
Chọn một mẫu trong thẻ General hay Spreadsheet Solutions
Ghi một bảng tính như một tệp tin mẫu
Nhấn Save as trong Thực đơn File
Chọn Template trong Save as type
Ghi lưu bảng tính để có thể đưa lên trang Web
Chọn Save as  Chọn kiểu Webpage (*.htm;*.html)
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
15
Những thao tác đầu tiên với MS-EXCEL
1.7 Đóng bảng tính, đóng chương trình MS-Excel
Nhắp chọn thực đơn File, chọn mục Close để đóng bảng tính đang làm việc
Nhắp chọn thực đơn lền File, chọn mục Exit để đóng chương trình MS-Excel hoặc nhấn nút X tại góc trên, bên phải màn hình
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
16
Thao tác cơ bản trên bảng tính
2. Thao tác cơ bản trên bảng tính
2.1 Mở một hoặc nhiều bảng tính
Mở một bảng tính
Nhắp chọn thực đơn lệnh File, chọn mục open
Hoặc nhắp chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ
Hoặc chuyển chuột đến tệp tin mà bạn muốn mở, nhắp đúp chuột vào tên tệp tin để mở
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
17
Thao tác cơ bản trên bảng tính
Mở Chọn và mở nhiều tập tin liền nhau
Nhắp chọn thực đơn lệnh File, chọn mục open. Di chuyển đến thư mục chứa các tập tin cần mở, Chọn tập tin đầu tiên trong danh sách, giữ phím Shift sau đó nhắp chuột vào tệp tin cuối cùng.
Nhấn nút Open
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
18
Thao tác cơ bản trên bảng tính
Mở Chọn và mở nhiều tập tin không kề nhau
Nhắp chọn thực đơn lệnh File, chọn mục open. Di chuyển đến thư mục chứa các tập tin cần mở, Chọn tập tin đầu tiên trong danh sách, giữ phím Ctrl sau đó nhắp chuột vào tệp tin khác.
Nhấn nút Open
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
19
Thao tác cơ bản trên bảng tính
2.2 Chuyển trạng thái hiện hành giữa các bảng tính
MS-Excel hỗ trợ người dùng mở nhiều bảng tính nhưng tại một thời điểm chỉ có một bảng tính cho phép chúng ta thao tác với ô, gọi là BẢNG TÍNH HIỆN HÀNH. Chúng ta có thể chuyển trạng thái hiện hành đến một bảng tính bằng cách mở thực đơn lệnh Window, và nhắp chọn tên của bảng tính
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
20
Thao tác cơ bản trên bảng tính
2.3 Trang hiện hành, Ô hiện hành
Trang hiện hành
Trên một thời điểm chúng ta chỉ có thể thao tác với các ô trên một trang của bảng tính và gọi đó là trang hiện hành.
Với hình dưới đây thì trang hiện hành đang là Sheet1
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
21
Thao tác cơ bản trên bảng tính
Ô hiện hành: Trên trang hiện hành, tại một thời điểm ta chỉ có thể thao tác được với một ô, gọi là ô hiện hành
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
22
Thao tác cơ bản trên bảng tính
Nhận dạng con trỏ: Trên trang hiện hành, chúng ta sẽ thấy có các loại con trỏ sau:
Con trỏ ô: xác định ô nào là ô hiện hành trên trang. Một đường bao đậm xuất hiện ở trên ô hiện hành.
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
23
Thao tác cơ bản trên bảng tính
Con trỏ soạn thảo văn bản : Có hình dáng thanh màu đen, nhấp nháy, xác định vị trí nhập dữ liệu cho ô.
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
24
Thao tác cơ bản trên bảng tính
Con trỏ chuột : Thay đổi tùy thuộc hình dáng trên trang bảng tính
Dạng chữ thập khi ở trên các ô
Dạng chữ I khi ở phía trong ô đang soạn thảo
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
25
Thao tác cơ bản trên bảng tính
Cách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bản trên ô hiện hành
Các phím thường dùng:
Phím Tab: di chuyển con trỏ ô sang phải một cột
Phím Enter: Di chuyển con trỏ ô xuống dưới một dòng
Các phím mũi tên để di chuyển con trỏ ô sang trái phải, lên xuống
Ctrl-Home : Di chuyển con trỏ về ngay ô A1
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
26
Thao tác cơ bản trên bảng tính
Nhập dữ liệu
Nhắp chuột vào ô cần nhập hoặc sử dụng các phím mũi tên để di chuyển trạng thái hiện hành về ô
Nhập dữ liệu vào ô bằng các phím
Nhấn Phím ESC để kêt thúc nhập nhưng không lấy dữ liệu đã nhập. Nhấn phím Enter để kết thúc nhập dữ liệu cho ô và gán dữ liệu đó cho ô.
Chỉnh sửa dữ liệu:
Để chỉnh sửa dữ liệu đã nhập trên một ô, nhắp đúp chuột vào ô, chỉnh sửa dữ liệu.
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
27
Thao tác cơ bản trên bảng tính
2.4 Sử dụng công cụ phóng to, thu nhỏ
Theo mặc định, trang bảng tính được đặt tỉ lệ hiển thị là 100%. Tuy, nhiên ta có thể phóng to thu nhỏ, với kích thước max là 400% và min là 25%.
Để phóng to thu nhỏ trang hiển thị, nhắp chuột vào hình tam giác bên phải biểu tượng Zoom rồi chọn tỉ lệ phần trăm trong danh sách hoặc có thẻ gõ con số tỉ lệ vào ô Zoom.
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
28
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
29
Thao tác cơ bản trên bảng tính
2.5 Che dấu / hiển thị các thanh công cụ
Các thanh công cụ thường dùng:
Thanh công cụ Standard
Thanh công cụ Formating
Thanh công cụ Drawing
Thanh công cụ Borders
Thanh công cụ Picture
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
30
Thao tác cơ bản trên bảng tính
Che dấu / hiển thị các thanh công cụ
Nhấp chọn thực đơn View, chọn lệnh Toolbars
Di chuyển sang bên phải để chọn hoặc bỏ thanh công cụ hiển thị
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
31
Thao tác cơ bản trên bảng tính
2.6 Cố định dòng tiêu đề / cột tiêu đề
Khi nhập bảng tính có nhiều dòng, nhiều cột, chúng ta sẽ có nhu cầu cố định một số dòng trên của bảng tính trong khi các dòng dưới được phép cuộn lên hoặc cuộn xuống hoặc cố định một số cột bên trái trong khi các cột còn lại được phép dịch sang trái hoặc sang phải.
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
32
Thao tác cơ bản trên bảng tính
Các bước thao tác:
Đặt con trỏ vào một ô cần cố định các phần ở bên trái và ở trên
Nhắp chọn thực đơn lệnh Window và chọn lệnh Freeze Panes
Gỡ bỏ việc cố định tiêu đề
Nhắp chọn thực đơn lệnh Window và chọn lệnh UnFreeze Panes
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
33
Bài tập tổng hợp trang 24
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
34
Bài 2 Soạn thảo nội dung bảng tính
1.Nhập Dữ Liệu Kiểu Số, Văn Bản
Dữ liệu của một ô bảng tính sau khi nhập sẽ được MS-Excel tự động phân loại và đưa về một trong các kiểu dữ liệu sau:
Kiểu số (Number)
Kiểu văn bản (Text)
Kiểu Logic
Kiểu mã lỗi (Error)
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
35
Nhập Dữ Liệu Kiểu Số, Văn Bản

Nhập dữ liệu kiểu số
Dữ liệu kiểu số được tạo bởi các ký tự cho phép : 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ), / $ % . E
Ví dụ : 789, -789, 7.89, 7.89E+08
Dữ liệu kiểu ngày tháng trong MS-Excel được xem là kiểu số.Kiểu nhập ngày tháng được hệ điều hành qui định qui định trong mục Regional Settings đặt trong cửa sổ Control Pannel của hệ điều hành. Thông thường là nhập theo khuôn dạng tháng- ngày- năm.
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
36
Nhập Dữ Liệu Kiểu Số, Văn Bản

Ví dụ :
nhập vào ô nội dung 24-01-05  kết quả hiện ra là 24-1-05, đây không phải là giá trị kiểu số.
nhập vào ô nội dung 01-24-05  kết quả hiện ra là 1/24/05, đây là giá trị kiểu số.
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
37
Nhập Dữ Liệu Kiểu Số, Văn Bản

Trong những trường hợp đã cố định độ rộng làm cho dữ liệu số không thể hiện được hết thì chúng ta sẽ nhìn thấy thông báo :“##########”
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
38
Nhập Dữ Liệu Kiểu Số, Văn Bản

Lưu ý: Giá trị của dữ liệu số sau khi nhập là không thay đổi khi chúng ta thay đổi khuôn dạng hiển thị trên màn hình.
Ví dụ: Chúng ta nhập vào các ô D1, D3, D4, D5 đều là 2000000. Sau đó thay đổi khuôn dạng của ô D3, D4, D5 chúng ta được các cách thể hiện dạng số khác nhau. Nhưng chúng ta có thể nhìn thấy giá trị của ô D3 vẫn là 2000000 được hiển thị trên thanh công thức.
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
39
Nhập Dữ Liệu Kiểu Số, Văn Bản

Nhập dữ liệu kiểu văn bản
Dữ liệu kiểu văn bản được tạo bởi các kí tự hoặc là kí tự số hoặc là khoảng trống và hoặc các kí tự không phải là số
Ví dụ:
10AA43 là dữ liệu kiểu văn bản vì có chứa dãy kí tự AA
208 675 là dữ liệu kiểu văn bản vì có chứa khoảng trống
44 đường Lê Đại Hành là dữ liệu kiểu văn bản vì có kí tự chữ, có khoảng trống
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
40
Nhập Dữ Liệu Kiểu Số, Văn Bản

Chú ý :
Khi số kí tự nhập vượt quá độ dài ô và ô bên phải đang còn trống thì MS-Excel tiếp tục hiển thị phần kí tự còn lại của ô đó sang bên phải




Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
41
Nhập Dữ Liệu Kiểu Số, Văn Bản

Khi số kí tự nhập vượt quá độ dài ô và ô bên phải đã có dữ liệu thì MS-Excel che dấu các kí tự vượt qua ô. Điều đó không làm thay đổi giá trị dữ liệu nhập của ô
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
42
Nhập Dữ Liệu Kiểu Số, Văn Bản

Để nhập dãy số theo kiểu văn bản, chúng ta nhập kí tự đầu tiên là kí tự ép kiểu gồm: kí tự nháy đơn ‘, kí tự nháy kép “. Sau khi nhập, dữ liệu của ô không chứa kí tự ép kiểu.
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
43
BIÊN TẬP DỮ LIỆU

2. BIÊN TẬP DỮ LIỆU
Sửa đổi nội dung đã có trong ô: Nhắp đúp chuột vào ô để MS-Excel chuyển ô sang trạng thái soạn thảo, khi đó có thể chỉnh sửa dữ liệu. Nhấn phím Enter để kết thúc.
Thay thế nội dung đã tồn tại trong ô: Nhắp chuột vào ô cần thay thế dữ liệu rồi nhập vào dữ liệu mới. Dữ liệu cũ sẽ tự động được xoá mất.
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
44
BIÊN TẬP DỮ LIỆU

Sử dụng lệnh Undo và Redo :
Chức năng Undo cho phép người dùng quay trở lại kết quả đã có trước khi thực hiện một số lệnh hoặc hành động.
Chức năng Redo cho phép người dùng thực hiện lại hành động đã bị huỷ bỏ bởi lệnh Undo.
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
45
THAO TÁC CHỌN/HUỶ CHỌN Ô, DÒNG, CỘT

Chọn ô, dòng cột
Chọn một ô: Để chọn một ô, chúng ta chỉ cần nhắp chuột vào ô đó
Chọn vùng ô liên tục hình chữ nhật:
Nhắp chuột vào ô trên cùng bên trái
Giữ phím Shift và nhắp chuột vào ô dưới cùng bên phải
Thả phím Shift để kết thúc sự lựa chọn
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
46
THAO TÁC CHỌN/HUỶ CHỌN Ô, DÒNG, CỘT

Chọn vùng ô rời rạc:
Đầu tiên chọn một ô hoặc một vùng ô liên tục
Giữ phím Ctrl trong khi chọn một ô hoặc một vùng ô liên tục hình chữ nhật tiếp theo
Thả phím Ctrl khi kết thúc
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
47
THAO TÁC CHỌN/HUỶ CHỌN Ô, DÒNG, CỘT

Chọn một cột:
Để chọn một cột, chúng ta nhắp chuột vào tên cột có trên đường viền ngang
Chọn dãy cột liền kề:
Để chọn dãy cột liền kề nhau, chúng ta nhắp chuột vào tên cột đầu tiên (bên tái hoặc bên phải của dãy) trên đường viền ngang
Giữ phím Shift và nhắp chuột vào tên cột cuối cùng của dãy.
Thả phím Shift để kết thúc.
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
48
THAO TÁC CHỌN/HUỶ CHỌN Ô, DÒNG, CỘT

Chọn dãy cột rời rạc
Trước tiên chúng ta chọn cột hoặc dãy cột liền nhau
Giữ phím Ctrl trong khi nhắp chuột chọn dãy cột tiếp theo
Thả phím Ctrl
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
49
THAO TÁC CHỌN/HUỶ CHỌN Ô, DÒNG, CỘT

Chọn một dòng : Để chọn một dòng, chúng ta nhắp chuột vào số thứ tự dòng có trên đường viền dọc
Chọn một dãy dòng liền kề:
Để chọn dãy dòng liền kề nhau, nhắp chuột vào số thứ tự dòng đầu tiên (trên cùng hoặc dưới cùng của dãy) trên đường viền dọc.
Giữ phím Shift và nhắp chuột vào dòng sau cùng của dãy.
Thả phím Shift
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
50
THAO TÁC CHỌN/HUỶ CHỌN Ô, DÒNG, CỘT

Chọn dãy dòng rời rạc
Trước tiên chúng ta chọn dòng hoặc dãy liền nhau
Giữ phím Ctrl trong khi chúng ta nhắp chuột chọn số thứ tự dòng tiếp theo
Thả phím Ctrl
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
51
THAO TÁC CHỌN/HUỶ CHỌN Ô, DÒNG, CỘT

Chọn toàn bộ bảng tính
Chỉ cần nhắp chuột vào nút giao ô giao nhau của đường viền ngang và đường viền dọc hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
52
THAO TÁC CHỌN/HUỶ CHỌN Ô, DÒNG, CỘT

Huỷ chọn: Để huỷ chọn các ô, chúng ta chỉ cần nhắp chuột vào ô bất kỳ trên trang bảng tính
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
53
Bài tập
2 bài trang 27
1 bài trang 28
1 bài trang 31


Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
54
SỬ DỤNG CÔNG CỤ ĐIỀN NỘI DUNG TỰ ĐỘNG
4 Sử Dụng Công Cụ Điền Nội Dung Tự Động
4.1 Thực hành điền tự động số thứ tự
Nhập số 5 vào ô B3
Nhấn giữ phím Ctrl
Trỏ chuột vào hình vuông nhỏ ở góc dưới, bên phải ô đó, con trỏ chuyển thành hình dấu cộng có mũ
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
55
SỬ DỤNG CÔNG CỤ ĐIỀN NỘI DUNG TỰ ĐỘNG
Nhấp kéo theo chiều dọc, chúng ta sẽ thấy xuất hiện số 6, 7, 8 được điền tự động vào các ô B4, B5, B6
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
56
SỬ DỤNG CÔNG CỤ ĐIỀN NỘI DUNG TỰ ĐỘNG
4.2 Thực hành điền tự động theo chuỗi dữ liệu
Nhập dữ liệu A24 vào ô A2 và A25 vào ô A3
Chọn vùng ô (A2:A3)
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
57
SỬ DỤNG CÔNG CỤ ĐIỀN NỘI DUNG TỰ ĐỘNG
Đưa con trỏ vào góc dưới phải, con trỏ chuyển thành hình dấu cộng. Nhấn và kéo chuột theo chiều dọc để điền tự động các giá trị văn bản A26, A27... Vào các ô phía dưới
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
58
SỬ DỤNG CÔNG CỤ ĐIỀN NỘI DUNG TỰ ĐỘNG
4.3 Thực hiện điền tự động theo cấp số cộng
Từ dãy số xuất phát, MS-Excel tự động phân tích và cộng thêm một số gia để có các giá trị tiếp theo của dãy quy luật tuyến tính. Ví dụ:
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
59
SỬ DỤNG CÔNG CỤ ĐIỀN NỘI DUNG TỰ ĐỘNG
Thao tác:
Chọn ít nhất hai ô, chứa dãy giá trị đã cho trước
Nhắp chuột vào đúng vị trí góc dưới - phải, kéo và thả.
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
60
Bài tập thực hành
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
61
SỬ DỤNG CÔNG CỤ ĐIỀN NỘI DUNG TỰ ĐỘNG
4.4 Thực hành điền tự động theo xu thế cấp số nhân:
Từ dãy số xuất phát, MS-Excel tự động phân tích và nhân thêm một thừa số để có các giá trị tiếp theo. Ví dụ:
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
62
SỬ DỤNG CÔNG CỤ ĐIỀN NỘI DUNG TỰ ĐỘNG
Thao tác:
Chọn ít nhất hai ô, chứa dãy giá trị cho trước
Nhắp chuột phải vào vị trí góc dưới – phải, kéo và thả
Khi thả nút chuột phải, bảng chọn nóng xuất hiện. Nhấn vào Growth Trend
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
63
SỬ DỤNG CÔNG CỤ ĐIỀN NỘI DUNG TỰ ĐỘNG
Kết quả được
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
64
5. Thao tác sao chép, Di chuyển, xoá, chèn các ô
Làm Quen với các nút lệnh Copy , Cut
Paste , trên thanh cụ Standard; hoặc trong thực đơn lệnh Edit.
THAO TÁC SAO CHÉP, DI CHUYỂN , XOÁ , CHÈN CÁC Ô
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
65
5. Thao tác sao chép, Di chuyển, xoá, chèn các ô
Làm Quen với các nút lệnh Copy , Cut
, Paste , trên thanh cụ Standard; hoặc trong thực đơn lệnh Edit,
THAO TÁC SAO CHÉP, DI CHUYỂN , XOÁ , CHÈN CÁC Ô
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
66
THAO TÁC SAO CHÉP, DI CHUYỂN , XOÁ , CHÈN CÁC Ô
Hoặc trong hộp chọn lệnh xuất hiện khi nhấn phím phải chuột vào các đối tượng
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
67
THAO TÁC SAO CHÉP, DI CHUYỂN , XOÁ , CHÈN CÁC Ô
5.1 Sao chép các ô
Thao tác sao chép một ô trong MS-Excel không chỉ bao gồm sao chép nội dung, định dạng của ô đó. Chúng ta có thể nhìn thấy trong bảng dưới đây nhiều mục lựa chọn khi dán một ô đã sao chép: sao chép
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
68
THAO TÁC SAO CHÉP, DI CHUYỂN , XOÁ , CHÈN CÁC Ô
Trong đó :
All: Chọn tất cả các thuộc tính chuyển sang
Formulas
Values
Formats
Comments
Validation
All Except borders
Column widths
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
69
THAO TÁC SAO CHÉP, DI CHUYỂN , XOÁ , CHÈN CÁC Ô
Thao tác sao chép giữa các ô trên cùng trang bảng tính
Chọn các ô cần sao chép ( các ô này có thể là một ô hoặc vùng ô)
Nhấn nút Copy hoặc bấn tổ hợp phím Ctrl+C để sao chép ô
Chuyển con trỏ tới vị trí góc bên trái vùng định sao chép
Nhấn nút Paste hoặc tổ hợp phím Ctrl +V để dán nội dung ô
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
70
THAO TÁC SAO CHÉP, DI CHUYỂN , XOÁ , CHÈN CÁC Ô
Thao tác sao chép giữa các ô khác trang bảng tính
Trên trang bảng tính hiện hành chọn các ô cần sao chép ( các ô này có thể là một ô hoặc vùng ô)
Nhấn nút Copy hoặc bấn tổ hợp phím Ctrl+C để sao chép ô
Chuyển trạng thái hiện hành đến trang bảng tính khác hay mở tệp bảng tính khác.
Đặt con trỏ tới vị trí góc bên trái vùng định sao chép
Nhấn nút Paste hoặc tổ hợp phím Ctrl +V để dán nội dung ô
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
71
THAO TÁC SAO CHÉP, DI CHUYỂN , XOÁ , CHÈN CÁC Ô
5.2 Di chuyển các ô
Chọn các ô cần di chuyển
Nhấn nút Cut hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + X để tạo tạo ảnh của ô
Chuyển con trỏ ô đến vị trí góc bên trái vùng dự định đặt các ô
Nhấn nút Paste hoặc tổ hợp phím Ctrl + V
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
72
THAO TÁC SAO CHÉP, DI CHUYỂN , XOÁ , CHÈN CÁC Ô
5.3 Xoá nội dung các ô
Đánh dấu chọn các ô cần xoá
Nhắp chọn thực đơn lệnh Edit  Clear  Contents hoặc bấm phím Delete
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
73
THÊM/BỚT Ô, DÒNG, CỘT
6. Thêm / Bớt Ô, Dòng, Cột
6.1 Thêm dòng
Để chèn một dòng nằm giữa dòng 1 và dòng 2 của trang bảng tính, chúng ta thực hiện :
Chọn dòng 2
Nhắp chọn thựcđơn lệnh Insert  Rows để tạo một dòng trống nằm giữa hai dòng. Dòng mới sẽ có định dạng giống như dòng trước khi chèn (dòng trên)
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
74
THÊM/BỚT Ô, DÒNG, CỘT
6.2 Thêm cột
Để chèn thêm một cột nằm giữa cột A và B, chúng ta thực hiện:
Chọn cột B
Nhắp chọn thực đơn lệnh Insert  Columns
Trước Sau
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
75
THÊM/BỚT Ô, DÒNG, CỘT
6.3 Thêm vùng ô
Trước khi thêm vùng ô ta có trang bảng tính Sheet1 có nội dung như sau :
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
76
THÊM/BỚT Ô, DÒNG, CỘT
Chọn vùng ô chỉ gồm ô B2
Nhắp chọn thực đơn lệnh Insert  Cells làm xuất hiện hộp thoại sau:
Shift cells right: Chèn ô trống và đẩy các ô bên phải vị trí chèn sang phải
Shift cells down: Chèn ô trống và đẩy các ô ở dưới vị trí chèn xuống dưới
Entire Row: Chèn dòng trống và đẩy các dòng từ vị trí chèn xuống dưới
Entire Column: Chèn cột trống và đẩy các cột từ vị trí chèn sang phải
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
77
THÊM/BỚT Ô, DÒNG, CỘT
6.4 Xoá vùng ô
Chọn vùng ô cần xoá
Chọn Edit  Delete
Chọn vùng ô chỉ gồm ô B2
Nhắp chọn thực đơn lệnh Insert  Cells làm xuất hiện hộp thoại sau:
Shift cells left: Xoá ô và đẩy các ô bên phải vị trí xoá sang trái
Shift cells up: Xoá ô và đẩy các ô ở dưới vị trí xoá lên trên
Entire Row: Xoá dòng chứa ô và đẩy các dòng dưới vị trí xoá lên trên
Entire Column: Xoá cột chứa ô và đẩy các cột bên phải vị trí xoá sang trái
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
78
THÊM/BỚT Ô, DÒNG, CỘT
6.5 Thay đổi chiều rộng cột và chiều cao dòng
Chiều rộng cột được đặc trưng bởi cạnh trái và cạnh phải tiêu đề cột. Chiều cao dòng được đặc trưng bởi mép trên và mép dưới.
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
79
THÊM/BỚT Ô, DÒNG, CỘT
Co dãn kích thước một cột
Di chuyển con trỏ vào cạnh phải tiêu đề cột, khi đó con trỏ chuột thay đổi có hình dạng ||
Nhấn và kéo di chuột sang phải hoặc sang trái để tăng hoặc giảm kích thước cột
Tăng giảm độ rộng nhiều cột cùng một lúc
Chọn một dãy cột muốn co dãn kích thước, đặt con trỏ chuột vào cạnh phải của một cột trong vùng chọn.
Nhấn và di chuột phải hoặc trái để tăng hoặc giảm độ rộng các cột.
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
80
THÊM/BỚT Ô, DÒNG, CỘT
Điều chỉnh tự động độ rộng cột
Nhắp đúp chuột vào cạnh phải của cột, MS-Excel sẽ tự động co dãn kích thước cột sho phù hợp với độ dài dữ liệu chứa trong cột
Trước Sau
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
81
THÊM/BỚT Ô, DÒNG, CỘT
Đặt độ rộng bằng nhau cho nhiều cột
Chọn các cột
Nhắp chọn thực đơn lệnh Format  Column  Width làm xuất hiện hộp thoại Column Width
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
82
THÊM/BỚT Ô, DÒNG, CỘT
Nhập vào kích thước cột vào ô trống và nhấn nút OK để kết thúc






Đơn vị độ rộng của cột tính theo ????
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
83
THÊM/BỚT Ô, DÒNG, CỘT
Thay đổi độ cao nhiều dòng
Chọn các dòng muốn thay đổi
Di chuyển con trỏ chuột đến mép đáy của một dòng trong vùng chọn
Nhấn và kéo di chuột lên trên hoặc xuống dưới để thay đổi độ cao
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
84
THÊM/BỚT Ô, DÒNG, CỘT
Thao tác ẩn / hiện cột và dòng:
Một số cột hoặc dòng trong MS-Excel sau khi tính toán cần phải đặt thuộc tính ẩn để che dấu thông tin in ra màn hình hoặc máy in.
Các bước làm ẩn cột:
Chọn cột cần đặt thưộc tính
Nhắp phải chuột lên trên vùng chọn làm xuất hiện hộp chọn
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
85
THÊM/BỚT Ô, DÒNG, CỘT
Chọn mục Hide
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
86
THÊM/BỚT Ô, DÒNG, CỘT
Để hiển thị cột trở lại, chúng ta thực hiện các bước sau:
Chọn vùng cột có chứa cột cần đặt thuộc tính ẩn
Nhắp phải vào vùng
chọn, làm xuất hiện
hộp chọn lệnh
Chọn mục Unhide
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
87
THÊM/BỚT Ô, DÒNG, CỘT
Đặt độ cao cho nhiều dòng bằng nhau
Chọn các dòng
Nhắp chọn thực đơn lệnh Format  Row  Height...
Nhập vào chiều cao ô
Nhấn nút OK để kết thúc
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
88
THAO TÁC VỚI CÁC TRANG BẢNG TÍNH
7. Thao tác với các trang bảng tính
7.1 Chèn một trang vào bảng tính
Khi tạo bảng tính thì mặc định có 3 tang bảng tính, tuy nhiên người dùng có thể chèn thêm nhiều trang bảng tính mới
Thực hiện các bước sau:
Cách 1 Nhấn chọn thực đơn lệnh Insert  Worksheet
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
89
THAO TÁC VỚI CÁC TRANG BẢNG TÍNH
Cách 2: Nhấn phải chuột vào tên trang bảng tính bất kỳ, chọn mục Insert...









Nhấn OK khi có hộp thoại xuất hiện để chèn thêm một trang bảng tính.
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
90
THAO TÁC VỚI CÁC TRANG BẢNG TÍNH
7.2 Đổi tên trang bảng tính
Để dễ quản lý nội dung có trên các trang bảng tính, chúng ta nên đổi tên các trang bảng tính cho phù hợp với nội dung tong tang. Tên cho trang bảng tính có thể chữa dấu cách, chữ cái, chữ số, dấu gạch dưới, các ký tự lạ.
Ví dụ: tên bảng tính có thể là : chungnhan01, cap_^chungchi, SBD&STT
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
91
THAO TÁC VỚI CÁC TRANG BẢNG TÍNH
Thực hiện các bước sau để đổi tên trang bảng tính:
Nhấn phím phải chuột vào tên trang bảng tính muốn thay đôi
Chọn Rename
Gõ tên mới rồi nhấn Enter
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
92
THAO TÁC VỚI CÁC TRANG BẢNG TÍNH
7.3 Xoá một trang bảng tính
Nhắp chọn thực đơn lệnh Edit  Delete Sheet
nhắp phải chuột vào tên của trang muốn xoá làm xuất hiện hộp chọn lệnh Delete
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
93
THAO TÁC VỚI CÁC TRANG BẢNG TÍNH
Trong trường hợp trang bảng tính đang chứa dữ liệu, MS-Excel sẽ hiển thị hộp thoại yêu cầu người dùng khẳng định việc huỷ bỏ. Nhấn nút Delete để thực hiện việc xoá hoặc nhấn cancel để hoãn thi hành
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
94
THAO TÁC VỚI CÁC TRANG BẢNG TÍNH
7.4 Sao chép trang bảng tính
Có thể sao chép một hoặc nhiều trang bảng tinhsang vị trí mới hoặc sang bảng tính khác
Sao chép một trang bảng tính
Chúng ta thực hiện các bước sau:
Nhắp chọn trang bảng tính cần sao chép
Giữ phím Ctrl rồi kéo thả tên trang bảng tính đó sang vị trí mới
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
95
THAO TÁC VỚI CÁC TRANG BẢNG TÍNH
Sao chép nhiều trang từ bảng tính này sang bảng tính khác
Chọn các trang bảng tính cần sao chép. Có thể sử dụng phím Shift, hay phím Ctrl để hỗ trợ việc chọn nhiều bảng tính
Nhắp vào thực đơn lệnh Edit  Move or Copy Sheet Hoặc nhắp chuột vào vùng trang được chọn làm xuất hiện hộp chọn lệnh và sau đó chọn lệnh Move or Copy...

Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
96
THAO TÁC VỚI CÁC TRANG BẢNG TÍNH
Trong hộp thoại Move or Copy:
Nhấn chọn ô Create a copy
Trong phần To Book hãy chọn bảng tính nhận bảng sao chép
Trong phần Before sheet, chọn vị trí đặt trang
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
97
THAO TÁC VỚI CÁC TRANG BẢNG TÍNH
7.5 Di chuyển trang bảng tính
Di chuyển trang trong cùng một bảng tính
Nhắp chọn tên trang cần di chuyển
Kéo - thả trang bảng tính cần sao chép.Trong quá trình kéo - thả, một mũi tên nhỏ sẽ xuất hiện phía trên danh sách, xác định vị trí của trang đang đựoc di chuyển
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
98
THAO TÁC VỚI CÁC TRANG BẢNG TÍNH
Di chuyển nhiều trang bảng tính
Chọn các Trang bảng tính cần sao chép. Dùng phím Shift hay phím Ctrl để hỗ trợ việc chọn các trang
Nhắp chọn thực đơn lệnh Edit  Move or Copy... Hoặc nhắp phải chuột vào vủng trang được chọn làm xuất hiện hộp chọn lệnh và sau đó chọn lệnh Move or Copy...
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
99
THAO TÁC VỚI CÁC TRANG BẢNG TÍNH
Trong hộp thoại Move or Copy:
Trong phần To book hãy chọn bảng tính nhận các trang bảng tính này
Trong phần Before sheet, xác định vị trí đặt các bản sao chép
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
100
Bài tập thực hành
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
101
SỬ DỤNG TIỆN ÍCH SẮP XẾP VÀ CHỌN LỌC DỮ LIỆU
8. Sử dụng tiện ích sắp xếp và chọn lọc dữ liệu
8.1 SẮP XẾP BẢNG TÍNH THEO CÁC CỘT
Ta có trang bảng tính với nội dung như sau :
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
102
SỬ DỤNG TIỆN ÍCH SẮP XẾP VÀ CHỌN LỌC DỮ LIỆU
Chọn vùng dữ liệu cần xem xét là: A1:E7
Nhấp chọn thực đơn lệnh Data  Sort làm xuất hiện hộp thoại Sort
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
103
SỬ DỤNG TIỆN ÍCH SẮP XẾP VÀ CHỌN LỌC DỮ LIỆU
Trong mục Sort By, chọn tên cột đầu tiên làm chỉ số sắp xếp.Ví dụ như hình bên là ta chọn cột Điểm thi. Lựa chọn sắp xếp theo trật tự giá trị tăng dần (Ascending). Chúng ta cũng có thể chọn sắp xếp theo giá trị giảm dần (descending)
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
104
SỬ DỤNG TIỆN ÍCH SẮP XẾP VÀ CHỌN LỌC DỮ LIỆU
Các mục Then By là các cột chỉ số sắp xếp mức hai theo trật tự tăng hay giảm. Chỉ số này được dùng để so sánh trong trường hợp chỉ số trước bằng nhau. Chỉ số này cũng có thể sắp xếp theo mức độ tăng dần hoặc giảm dần. Ở đây ta chọn chỉ số thứ 2 là Stt.
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
105
SỬ DỤNG TIỆN ÍCH SẮP XẾP VÀ CHỌN LỌC DỮ LIỆU
Nhắp chọn nút Header Row vì vùng dữ liệu của chúng ta có chứa tiêu đề. Chọn No header row nếu vùng dữ liệu chúng ta chọn không chứa tiêu đề. Khi chọn No header row, việc sắp xếp được dựa vào column. Ví dụ trong trường hợp này là Column D.
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
106
SỬ DỤNG TIỆN ÍCH SẮP XẾP VÀ CHỌN LỌC DỮ LIỆU
Kết quả đạt được là việc sắp xếp các SV theo thứ tự điểm tăng dần.
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
107
SỬ DỤNG TIỆN ÍCH SẮP XẾP VÀ CHỌN LỌC DỮ LIỆU
8.2 Sử dụng tiện ích lọc dữ liệu
Với MS-Excel, chúng ta có thể dùng phép lọc dữ liệu để lấy ra các thông tin cần thiết. Kết quả của việc lọc là trên trang bảng tính chỉ còn xuất hiện các dòng dữ liệu thoả mãn điều kiện tính toán, các dòng khác được che đi, không được in ra giấy. Như vậy với cùng một vùng dữ liệu trên bảng, sử dụng tiện ích lọc sẽ giúp ta nhanh chóng tạo các trang báo cáo theo các loại yêu cầu khác nhau.
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
108
SỬ DỤNG TIỆN ÍCH SẮP XẾP VÀ CHỌN LỌC DỮ LIỆU
Ta có bảng tính với dữ liệu như sau:
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
109
SỬ DỤNG TIỆN ÍCH SẮP XẾP VÀ CHỌN LỌC DỮ LIỆU
Đưa con trỏ vào vùng dữ liệu A1:E7
Nhắp chọn thực đơn lệnh Data  Filter  Autofilter.Trên dòng tiêu đề cột sẽ xuất hiện nút bấm có hình tam giác trỏ xuống
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
110
SỬ DỤNG TIỆN ÍCH SẮP XẾP VÀ CHỌN LỌC DỮ LIỆU
Chúng ta sẽ thực hiện đặt điều kiện lọc trên cột Điểm thi để chỉ còn các dòng có điểm từ 5.0 trở lên được thực hiện
Nhắp chọn mũi tên trên cột dữ liệu Điểm thi
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
111
SỬ DỤNG TIỆN ÍCH SẮP XẾP VÀ CHỌN LỌC DỮ LIỆU
All: lấy tất cả , không loại trừ dòng nào
Top 10: Lấy 10 dòng đầu tiên
Có thể chọn các điểm số đã có như 4.0, 6.0, ...
Custom:Lọc theo điều kiện do chúng ta xác định
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
112
SỬ DỤNG TIỆN ÍCH SẮP XẾP VÀ CHỌN LỌC DỮ LIỆU
Nhắp chọn mục Custom... Làm xuất hiện hộp thoại Custom Autofilter.
Ý nghĩa của các thông báo:
Equals: so sánh bằng
Does not equal: so sánh không bằng
Is greater than or equal to: so sánh lớn hơn hoặc bằng
Is less than: so sánh nhỏ hơn
Is less than or equal to: so sánh nhỏ hơn hoặc bằng
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
113
SỬ DỤNG TIỆN ÍCH SẮP XẾP VÀ CHỌN LỌC DỮ LIỆU
Trong hộp thoại Custom Autofilter, nhắp chọn “ is greater than or equal to” và nhập số 5.0 vào ô bên phải
Kết quả được
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
114
SỬ DỤNG TIỆN ÍCH SẮP XẾP VÀ CHỌN LỌC DỮ LIỆU
Để xoá bỏ tiện ích tự động lọc, chúng ta thực hiện bước sau:
Nhắp chọn thực đơn lệnh Data  Filter  AutoFilter. Điều này có ý nghĩa là tắt chức năng lọc tự động đã có trước đó.
Copyright 2005 – Vietnam Datacommunication Company – VDC
115
SỬ DỤNG TIỆN ÍCH SẮP XẾP VÀ CHỌN LỌC DỮ LIỆU
Bài tập tổng hợp trang 52